Proces vyhledávání začíná tím, že si klient vybere executive search agenturu, od níž očekává dodání profesionálních rad v oblasti HR a dostupnosti vhodných kandidátů na trhu práce, kvalitní servis celého procesu vyhledávání a dodání nejoptimálnějšího kandidáta, který splňuje všechny klíčové požadavky.
Executive search konzultant zjistí všechny požadavky, které klient klade na potenciálního kandidáta. Konzultant musí jasně porozumět rolím, které bude kandidát zastávat a jeho úloze v celém provozu společnosti klienta. Musí se také důkladně seznámit s klientskou společností, tj. její strategií a cíli, potřebami, kulturou, zaměstnanci, kteří budou s budoucím kandidátem v přímém profesním styku a detaily pracovního i lidského fungování.
Během prvních dnů-týdnů od uzavření smlouvy o poskytnutí executive search služeb, agentura klientovi dodá seznam prvních kandidátů splňujících cílové požadavky. Na tomto seznamu (long list) jsou kandidáti, kteří již v agentuře prošli vstupním srovnávacím pohovorem, mají ověřené reference, co nejvíce se přibližují ideálnímu profilu a mají zájem o nabízenou pozici.
Fyzicky jsou klientovi ze seznamu představeni jen ti kandidáti, které si klient vybral (short list) a má zájem se s nimi osobně setkat.
Během celého procesu výběru je klient konzultantem pravidelně informován o všech vytipovaných kandidátech a fázích vyhledávání.
Konzultant při projektu získává zpětnou vazbu (pozitivní i negativní), která je velmi cenným feedbackem jak pro klienta, tak pro kandidáta.